Wat is een werkvoorbereider en wat zijn de taken?

Voordat we beginnen met alle tips over hoe jij je kunt voorbereiden is het wel handig als je weet wat een werkvoorbereider precies doet en welke verantwoordelijkheden erbij horen. Dit wil namelijk nog wel eens verschillen per werkgever, omdat er andere wensen zijn. Om het kort te houden, omdat je zelf het werk natuurlijk ook doet: als werkvoorbereider zorg je ervoor dat de planning, coördinatie en organisatie van projecten effectief en efficiënt verlopen. Zo kun je denken aan het opstellen van offertes, maar ook het maken en bewaken van de planning en voortgang. Daarnaast ben je vaak ook verantwoordelijk voor het signaleren van knelpunten. Belangrijke eigenschappen en vaardigheden voor een werkvoorbereider zijn onder andere communicatie, organiseren, plannen en probleemoplossend vermogen. Wil je hier toch meer over weten? Lees dan onze blog over werkvoorbereiders.

De eerste indruk moet goed zijn

Ook dit is een beetje een cliché, maar wel eentje die echt waar is: je krijgt maar één kans om een goede eerste indruk te maken. Je kunt er niet omheen tijdens het solliciteren. Die eerste indruk kan jouw gesprek al gelijk bepalen. Zorg er dus voor dat je in gepaste kleding komt en dat je er verzorgd uitziet. Gepaste kleding ligt aan het bedrijf, het hoeft echt niet altijd een driedelig pak te zijn. Maar in je joggingskleding komen is natuurlijk niet aan te raden. Schat in wat bij de bedrijfscultuur past en kleed je hiernaar. Je outfit alleen is niet het enige wat een goede eerste indruk gaat geven. Let goed op je houding, zorg ervoor dat je een open houding hebt. Zorg ervoor dat je oogcontact maakt en ook met je lichaamstaal spreekt. Loop rechtop om te laten zien dat je zelfverzekerd ben en geef een stevige handdruk terwijl je oogcontact maakt. Dit zijn tekenen van een persoon met zelfvertrouwen.

Sollicitatiegesprek voorbereiden voor een werkvoorbereider vacature: waar begin je?

Het begint bij het onderzoek naar het bedrijf

Om een goede indruk te maken bij de werkgever wil je ervoor zorgen dat je goed op de hoogte bent van het bedrijf waar je op gesprek gaat. Zorg ervoor dat de bedrijfscultuur, missie en ook de kernwaarden van het bedrijf weet. Kijk of je op de website hier informatie over kan vinden en kijk dan ook meteen of je cases kan vinden. Zo krijg je goed inzicht in wat voor soort projecten het bedrijf heeft. Naast geïnteresseerd overkomen weet je ook meteen of dit bedrijf wel echt bij jou past.

Bereid je voor op gedragsvragen

De werkgever of recruiter zal je vragen gaan stellen over jouw gedrag. Om je te helpen met hoe je hierop kunt reageren, kun je bijvoorbeeld de STAR-methode gebruiken. Dit staat voor: situatie, taak, actie en resultaat. Deze stappen kun je gebruiken om jouw gedrag te omschrijven. Je beschrijft als eerste de situatie waarin je zat, vervolgens beschrijf je jouw taak binnen de situatie, daarna heb je actie ondernomen en die wil je beschrijven. Als laatste benadruk je tot welk resultaat dit heeft geleverd. Op deze manier kun je concreet en gestructureerd laten zien hoe je met jouw gedrag binnen een project resultaten hebt behaald.

Voorbereiden op algemene sollicitatievragen

Recruiters en werkgevers zullen je ook meer algemene vragen gaan stellen. Deze wil je ook goed voorbereiden, omdat dit meestal vragen zijn die meer over jou als persoon gaan. Denk hierbij dus aan vragen over jouw sterke punten en zwakke punten, waarom wil je de functie en waar zie je jezelf over vijf jaar, etc. Bij dit soort vragen wil je niet met je mond vol tanden staan. Oefen goed met dit soort vragen met bijvoorbeeld een vriend of iemand uit je familie om ervoor te zorgen dat je deze vragen met vertrouwen kunt beantwoorden.

Voorbereiden op functie specifieke vragen

De laatste soort vragen waar je je sowieso op moet gaan voorbereiden zijn de functie-specifieke vragen. Deze gaan vaak meer over jouw kennis over bijvoorbeeld processen, software, technieken en andere skills die je nodig hebt voor deze functie. Deze kun je vaak al vinden bij de specifieke functie-eisen in de vacature. Zorg ervoor dat je voorbereid bent op de vragen die zij gaan stellen over deze specifieke eisen.

Welke vragen kun jij gaan verwachten tijdens het sollicitatiegesprek?

Voorbeelden van algemene vragen

Deze vragen gaan vaak over jou en dus kun je door goed voorbereid te zijn op deze vragen je zelfvertrouwen vergroten tijdens een sollicitatiegesprek en maak je direct een betere indruk op je potentiële werkgever. Hieronder hebben we een aantal voorbeelden van algemene vragen die jij redelijk kunt gaan verwachten bij elk gesprek
:

• Waarom zou je bij ons willen werken?
• Kun je aangeven wat jouw sterke en zwakke punten zijn?
• Waarom denk jij dat je geschikt bent voor de functie?
• Kun je wat meer vertellen over jezelf en je achtergrond?
• Hoe heb je deze vacature gevonden en wat trok je aan om te solliciteren?
• Wat zou jouw ideale werkomgeving zijn?
• Welke doelen heb je voor je carrière op de korte en lange termijn?
• Hoe reageer jij op stressvolle situaties of werkdruk?
• Hoe raak jij gemotiveerd om je best te doen op je werk?
• Hoe zou jij jouw communicatievaardigheden omschrijven?
• Hoe ga je om met conflicten binnen je team?
• Welke dingen heb je geleerd van je vorige functie die je mee zou willen nemen naar hier?
• Wat zijn voor jou de belangrijkste dingen in een werkgever?

Voorbeelden van functie specifieke vragen

Door je voor te bereiden op vragen die functie specifiek zijn, kun je laten zien dat je op de hoogte bent van de rol en tegelijkertijd dat je de kennis en ervaring hebt om succesvol te zijn in de functie. Een aantal voorbeelden voor jou als werkvoorbereider zijn:

• Als jij voor ons een project zou moeten plannen en voorbereiden, hoe zou je dat doen?
• Met welke tooling en software heb je ervaring tijdens het uitvoeren van je werk als werkvoorbereider?
• Hoe ga jij om met flexibele prioriteiten en strakke deadlines?
• Benodigde materialen en middelen moeten op tijd beschikbaar zijn voor een project, hoe zorg jij ervoor dat dit ook zo is?
• Wanneer er in je projectplanning iets onverwachts wijzigt, hoe reageer jij dan?
• Aan welke complexe projecten heb je gewerkt? Kun je een voorbeeld geven van eentje en hoe je daar de planning en voorbereiding hebt gedaan?
• Hoe ga jij ervoor zorgen dat alles soepel verloopt tussen aannemers, leveranciers en projectteams?
• Kwaliteit en veiligheid zijn belangrijk in de voorbereidingsfase van een project, hoe ga jij dit bewaken?
• Wanneer jij een inschatting moet maken van de kosten en benodigde resources, hoe schat je dit in en welke tools gebruik je hiervoor?
• Wat doe jij om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen in technologie, tools en best practices?
• Het kan voorkomen dat je meerdere projecten tegelijk moet voorbereiden en coördineren, hoe zou je met deze situatie omgaan?
• Je projectdoelen haal je samen, hoe zorg je ervoor dat je samen met projectmanagers en andere belanghebbende ervoor zorgt dat je ze haalt?

Voorbeelden van gedragsgerichte vragen

Als je wilt laten zien dat je in staat bent om zelf te reflecteren op je eigen gedrag en ervaring is het van belang dat jij je gaat voorbereiden op gedragsgerichte vragen. Daarnaast laat je zo ook zien dat je over de nodige vaardigheden beschikt om succesvol te zijn in de rol van werkvoorbereider. Hiervoor kun je het beste de STAR-methode gebruiken. Deze vragen zijn erop gericht om te achterhalen hoe jij in bepaalde situaties zou handelen. Een paar voorbeelden zijn:

• Kun je ons een voorbeeld geven van een situatie waarin je met een moeilijk teamlid moest samenwerken?
• Kun je beschrijven hoe je een situatie hebt aangepakt toen je een strakke deadline moest halen?
• Kun je ons een voorbeeld geven van een situatie waarin er een probleem was en jij je creativiteit hebt gebruikt dit op te lossen?
• Heb je wel eens een conflict gehad met een collega? Zo ja, hoe heb je dit toen opgelost en wat heb je ervan geleerd?
• Iedereen komt wel eens in de situatie dat een deadline niet wordt gehaald, kun je een voorbeeld geven van zo'n situatie en hoe je dit opgelost hebt?
• Kun je ons een voorbeeld geven van een project waarin je in een team hebt samengewerkt en hoe jij aan het succes hebt bijgedragen?
• Soms komen plannen niet uit, niks aan te doen. Kun je ons een voorbeeld geven van een situatie waarin dit gebeurde en wat je gedaan hebt om je plan aan te passen?
• Heb je wel eens extra verantwoordelijkheden op je moeten nemen? Zo ja, hoe ben je hier toen mee omgegaan?
• Lastige beslissingen horen bij je werk, hoe ga jij hiermee om? Kun je dit uitleggen met een voorbeeld vanuit je werk?
• Ook tegenslagen horen bij het werk, hoe ga je hiermee om? Kun je dit uitleggen met een voorbeeld vanuit je werk?
• Niet iedereen heeft dezelfde communicatiestijl. Kun je een voorbeeld geven van een moment waarin je moest communiceren met iemand met een andere stijl en hoe je dit hebt aangepakt?
• Kun je voorbeelden geven van je slechte eigenschappen en goede eigenschappen als het gaat om je eigen gedrag?

Voor welke valkuilen moet je uitkijken tijdens het sollicitatiegesprek

Je kunt je nog zo goed voorbereiden als je kunt, maar toch kun je in een valkuil vallen. Hieronder drie valkuilen die jij moet zien te voorkomen:

• Je kunt niet te laat komen. Zorg ervoor dat je dus ruim op tijd bent om een goede eerste indruk te maken, maar ook om stress voor jezelf te voorkomen.
• Onvoorbereid zijn. Je wilt niet met je mond vol tanden komen te staan. Zorg ervoor dat je weet wat je kunt verwachten en bereid je voor op veelgestelde vragen.
• Praat niet negatief over een vorige werkgever, en zeker niet over je huidige werkgever. Sommige werkgevers vinden dit onprofessioneel en dat laat een slechte indruk achter bij deze werkgevers. Dit wil je voorkomen. Je moet het zeker hebben over je huidige baan (als je die hebt), maar houd het positief.

Bereid ook vragen voor die jij wilt stellen

Wanneer jij ook je eigen vragen stelt komt dat erg goed over. Dit laat zien dat je je hebt voorbereid en dit toont dus dat jij geïnteresseerd bent in het bedrijf en de vacature. Daarnaast zijn vragen ook je beste kans om erachter te komen of dit wel echt de werkplek voor jou is. Zo kun je vragen stellen over de bedrijfscultuur en werkomgeving. Vraag bijvoorbeeld: "Hoe is de sfeer binnen het bedrijf?". Dit kun je dan verdiepen met de vraag: "Hoe is de sfeer binnen het team waar ik zal komen te werken?". Laat ook zien met je vragen dat je nog wilt groeien. Zo kun je vragen naar welke mogelijkheden er bijvoorbeeld zijn om jezelf te ontwikkelen binnen het bedrijf. Je kunt er ook nog een schepje bovenop doen en zelfs vragen hoe zij het voor zich zien hoe jij zou kunnen groeien binnen het bedrijf. Bekijk de vragen hierboven die ze jou mogelijk kunnen gaan stellen en bedenk hoe je dit terug kunt stellen op een manier dat jij goede informatie voor jezelf krijgt en je interesse toont.

Je bent er klaar voor!

Als jij al deze tips opvolgt, ga jij je sollicitatiegesprekken sowieso rocken. Je krijgt wellicht niet altijd de baan, maar je hebt in ieder geval een goed sollicitatiegesprek gehad waar je trots op kunt zijn. Onthoud dus goed dat het allemaal begint met je voorbereiding. zodat je jezelf zelfverzekerd en ontspannen kunt voelen tijdens het gesprek. Dit is ook een prettige sfeer voor jouw gesprekspartner. Bekijk de vragen hierboven goed en bereid je antwoorden alvast voor. Geef voorbeelden waaruit blijkt dat je antwoord vanuit ervaring en/of kennis. Natuurlijk zijn dit nog niet alle vragen die ze zouden kunnen stellen, er nog talloze andere sollicitatiegesprek vragen die je zou kunnen voorbereiden. Maar als je deze voorbereid zou je grotendeels alles moeten hebben afgevangen. Zelfs als ze niet alle bovenstaande vragen stellen, kun jij wat je voorbereid hebt wel gebruiken om dingen te vertellen.

Vergeet hierbij niet dat het gesprek voor beide partijen is. Jij bent ook aan het kijken of deze functie en het bedrijf wel bij jou passen. Dus stel ook zeker je eigen vragen en zorg ervoor dat je overtuigd bent over wat je te horen krijgt als antwoord.

Heb jij nog geen gesprek staan, maar ben jij wel op zoek naar een nieuwe baan? Bekijk dan snel onze werkvoorbereider vacatures!